Negocjacje to pojęcie powszechnie znane i rozumiane przez praktycznie każdego. W biznesie przybierają one jednak nieco inną formę, która odbiega od tradycyjnej definicji tego słowa. Osoby, które nigdy nie miały z nimi styczności, mogą mieć trudności ze zrozumieniem ich znaczenia. Dlatego też dzisiaj nie tylko wyjaśnimy, na czym polegają negocjacje biznesowe, ale także przedstawimy podstawowe zasady, którymi należy się kierować, biorąc udział w takim procesie.
Czym są negocjacje?
Negocjacje to proces komunikacji z udziałem dwóch lub więcej stron, którego celem jest osiągnięcie wspólnego porozumienia. Najczęściej osoby w nie zaangażowane nie zgadzają się co do przedstawionego rozwiązania danej sytuacji, dlatego też starają się ustalić drogę wyjścia, która pozwoliłaby im osiągnąć umiarkowany poziom satysfakcji. Każdy z nich przedstawia swoje stanowisko i określa warunki, na które byłby skłonny się zgodzić, wykorzystując przy tym liczne techniki negocjacyjne i działania komunikacyjne.
Czym są negocjacje w biznesie?
Negocjacje w biznesie są zasadniczo takie same jak tradycyjne negocjacje, z tym wyjątkiem, że stawka jest znacznie wyższa. Najczęściej obejmują one przedsiębiorstwa, które chcą podpisać ze sobą ważną umowę lub, na przykład, pracownika i pracodawcę, którzy chcą dojść do porozumienia w sprawie ich stosunku pracy. Niemniej jednak przedmiotem negocjacji mogą być najróżniejsze rzeczy, a jeśli chodzi o kategorie, które wyróżniamy, to są one następujące:
- negocjacje handlowe
- negocjacje zakupowe
- negocjacje prawne
- negocjacje pracownicze
- negocjacje cenowe
Omówmy teraz pokrótce każdą z nich.
Negocjacje handlowe
Negocjacje handlowe odbywają się między organizacjami, które próbują zawrzeć ze sobą jakąś umowę handlową. Zazwyczaj jest to kwestia ustalenia warunków wzajemnej współpracy, która może obejmować na przykład pewien rodzaj podwykonawstwa.
Negocjacje zakupowe
Zwykle mamy z nimi do czynienia, gdy jedna firma kupuje duże ilości towarów od drugiej na potrzeby swojej działalności. Wówczas negocjują one najkorzystniejszą cenę i sposób dostawy.
Negocjacje prawne
Formalne negocjacje prawne to te, które najczęściej widzimy w filmach i telewizji. Zazwyczaj ich przedmiotem jest transakcja, w której jedna firma próbuje wykupić drugą lub dwie organizacje chcą się ze sobą połączyć. Wtedy prawnicy lub wykwalifikowani negocjatorzy reprezentujący obie firmy spotykają się ze sobą na neutralnym gruncie i próbują dojść do porozumienia, które zadowoli każdą ze stron. Ich charakter jest bardzo oficjalny, a wszystko, co się podczas nich powie, musi być bardzo przemyślane ze względu na możliwe konsekwencje.
Negocjacje pracownicze
Negocjacje pracownicze są bardzo powszechne, ponieważ mogą być prowadzone przez praktycznie każdego pracodawcę i pracownika, którzy chcą uzgodnić warunki łączącego ich stosunku pracy. Ponadto, mogą one również obejmować rozmowy pomiędzy daną firmą a związkiem zawodowym lub inną organizacją reprezentującą interesy dużej części jej pracowników.
Negocjacje cenowe
Negocjacje cenowe mogą być częścią zarówno negocjacji handlowych, jak i negocjacji zakupowych. Dotyczą one cen konkretnych produktów i usług oferowanych przez daną firmę.
Jak się przygotować do negocjacji?
Negocjacje to proces komunikowania się, który wcale nie jest łatwy, a jeśli w grę wchodzą poważne umowy i duże kwoty pieniędzy, osiągnięcie porozumienia może być naprawdę trudne. Niemniej jednak istnieją specjalne metody i sposoby przygotowania, które mają na celu ułatwienie zawarcia umowy.
Jeśli jesteś w trakcie negocjacji lub masz zamiar wziąć w nich udział, pamiętaj o podjęciu następujących kroków:
- określenie swoich celi
- określenie celi i motywacji strony przeciwnej
- określenie swojego stanowiska
- wybór odpowiedniej strategii negocjacyjnej
- przygotowanie argumentacji
- przygotowanie granic ustępstw i kompromisów
Jakie są etapy negocjacji?
Negocjacje w biznesie można podzielić na konkretne etapy, których znajomość jest kluczem do osiągnięcia porozumienia. Są to:
- Przygotowanie
- Otwarcie
- Negocjacje właściwe
- Zamknięcie
Warto przy tym pamiętać, że różne źródła podchodzą do tych kwestii w różny sposób. Taki podział procesu negocjacji ma jednak dla nas największy sens i jest najbardziej uniwersalny.
Omówmy teraz pokrótce, na czym polega każdy z nich.
Przygotowanie
Przygotowanie to według wielu najważniejszy element, który jest kluczem do skutecznych negocjacji. Wynika to z faktu, że niezależnie od tego, czy jesteś częścią dużego zespołu, czy reprezentujesz organizację samodzielnie, wybór właściwej strategii i opracowanie dobrej argumentacji jest podstawą do osiągnięcia porozumienia. Zanim przystąpisz do rozmów, musisz dokładnie wiedzieć, co chcesz osiągnąć i na jakie ustępstwa jesteś skłonny pójść. Gdy bowiem usiądziesz już do stołu negocjacyjnego, druga strona nie powinna widzieć w tobie żadnych oznak wahania czy niepewności. Wówczas możesz zostać uznany za słabego negocjatora.
Otwarcie
Gdy obie strony usiądą przy stole negocjacyjnym, następuje tak zwane „otwarcie”, którego w żadnym wypadku nie należy lekceważyć. To, jak zaczniesz i jak zaprezentujesz się rozmówcy, może zadecydować o ostatecznym wyniku rozmów. Jeśli od razu przystąpisz do konkretnych negocjacji i „przyciśniesz” przeciwnika, może on później nie być skłonny do jakiejkolwiek ugody. W rezultacie osiągnięcie porozumienia jest mało prawdopodobne. Z drugiej strony, jeśli otworzysz się zbyt lekko, możesz wydawać się słaby, co druga strona będzie chciała wykorzystać. Na początek zalecamy więc niezobowiązującą rozmowę, aby nieco rozluźnić atmosferę. Jeśli rozmówcy spojrzą na siebie jak na ludzi, a nie jak na adwersarzy, może im to pomóc w późniejszym zawarciu umowy.
Negocjacje właściwe
Negocjacje właściwe są prawdopodobnie najtrudniejszym etapem w całym procesie, ponieważ to właśnie wtedy obie strony stosują najwięcej technik negocjacyjnych. Dochodzi do tego, gdy każdy przedstawił już swoje racje i proponowane rozwiązania. To wówczas ścierają się dwa przeciwstawne stanowiska, a strony usiłują dojść do porozumienia, tak by każda z nich zyskała jak najwięcej, a straciła jak najmniej. Na tym etapie okazuje się, czy wszyscy dobrze się przygotowali. Trzeba bowiem być gotowym do szybkiego reagowania na argumenty strony przeciwnej i natychmiastowego podejmowania decyzji.
Zamknięcie
Zamknięcie następuje, gdy strony osiągną porozumienie i dojdzie do zawarcia umowy. Jest to moment, w którym warto ocenić sytuację i podsumować cały proces komunikacji. Należy zastanowić się, ile się straciło, a ile zyskało jako negocjator i dokonać takiego samego rachunku dla strony przeciwnej. Ponadto dobrym posunięciem jest przeanalizowanie technik stosowanych w całym procesie negocjowania i refleksja nad popełnionymi błędami.
Podsumowując
Negocjacje biznesowe to skomplikowany proces, który może wydawać się onieśmielający, jeśli nie miałeś z nim wcześniej do czynienia. Zawsze ważne jest, aby być dobrze przygotowanym i znać techniki negocjacyjne, które może stosować strona przeciwna. Pamiętaj też, że najlepszą opcją jest zatrudnienie wyspecjalizowanego prawnika, który ma doświadczenie w reprezentowaniu dużych organizacji w podobnym procesie. Jeśli szukasz takiej osoby, koniecznie skontaktuj się ze specjalistami Legavi, którzy z pewnością pomogą Ci osiągnąć najlepsze dla Ciebie porozumienie.
