Wszyscy wiemy, że rok 2020 całkowicie zmienił świat. Pandemia zmusiła ludzi do pozostania w domu i praktykowania „social distancing”, czyli utrzymywania dystansu społecznego. Uniemożliwiło im to m.in. spotykanie się ze znajomymi, chodzenie do kina, na siłownię, ale także do biura. W rezultacie pracodawcy musieli szybko przestawić się na model pracy zdalnej, a ustawodawcy opracować rozwiązania zabezpieczające prawa pracowników w tej nowej rzeczywistości. Czy im się to udało? W tym artykule omówimy wszystkie istotne zmiany w Kodeksie pracy, które dotyczą zasad wykonywania pracy zdalnej.
Ustawa o wykonywaniu pracy zdalnej
Pod koniec 2022 r., a dokładnie 1 grudnia, do polskiego Kodeksu pracy zostały wprowadzone zmiany, które miały wejść w życie od kwietnia 2023 r. i dotyczyły wykonywania pracy zdalnej. Choć idea home office nie była niczym nowym i wiele osób korzystało z takiego modelu jeszcze przed wybuchem pandemii, to okres lockdownu całkowicie zmienił skalę tego zjawiska. Prawo w naszym kraju nie było przygotowane na tak nagłe zmiany i wcześniej kwestia organizacji pracy zdalnej nie była przez nie regulowana. Uwzględniała ją jedynie ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, której przepisy miały zastosowanie jedynie w czasie stanu zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii.
Dlaczego potrzebujemy praca regulującego wykonywanie pracy zdalnej?
Początkowo praca zdalna miała być rozwiązaniem tymczasowym, które pozwoliło ludziom zachować swoje posady, a dużym firmom przetrwać lockdown bez ogromnych strat finansowych. Szybko jednak okazało się, że jest to model biznesowy, który pozwala na zwiększenie produktywności pracowników, a także na ogromne oszczędności, takie jak zmniejszenie kosztów utrzymania biura. Stąd też setki firm zdecydowały się na częściowe lub całkowite przejście na ten sposób prowadzenia działalności, a home office stało się codziennością dla milionów pracowników na całym świecie.
Niestety, jak wspomnieliśmy powyżej, pomimo faktu, że setki tysięcy osób wykonywało swoje obowiązki z domu, polski Kodeks pracy nie był w ogóle dostosowany do tego stanu rzeczy. Stwarzało to niebezpieczeństwo nadużyć, zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Nie zapominajmy, że przepisy mają przede wszystkim chronić strony umowy. Ich brak oznacza na przykład, że dana osoba, który została wykorzystana przez zatrudniające ją przedsiębiorstwo, nie ma się do czego odwołać, chcąc dochodzić swoich praw w sądzie lub próbując uzyskać jakąś formę rekompensaty.
Co zmieniła ustawa z 1 grudnia 2022 roku?
Nowelizacja Kodeksu pracy z końca 2022 r. wprowadziła szereg istotnych zmian, które służą przede wszystkim uregulowaniu zasad pracy zdalnej. Wielu twierdzi, że projekt pozostawia wiele do życzenia i choć można się z tym zgodzić, to z pewnością jest to ważny krok naprzód. Jeśli chodzi o to, jakich kwestii dotyczą wprowadzone przepisy, to są to m.in:
- definicja pracy zdalnej;
- procedura uzgodnienia pracy zdalnej;
- wykonywanie pracy zdalnej;
- zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej;
- zasady bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej.
Jest to jednak bardzo ogólny przegląd tego, czego dotyczy ustawa. Aby dokładnie wyjaśnić, jakie zmiany w prawie pracy weszły w życie w kwietniu 2023 r., należy je omówić bardziej szczegółowo.
Definicja pracy zdalnej
Pierwszym istotnym elementem nowych przepisów było wprowadzenie definicji pracy zdalnej. Od 7 kwietnia pojęcie to oznacza „(…) wykonywanie pracy w całości lub w części w miejscu wyznaczonym przez pracownika (w tym w miejscu zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą„.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że istotnym elementem powyższej definicji jest miejsce, w którym pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki. Wiele osób było tym rozczarowanych, ze względu na popularną w ostatnich latach praktykę wyjazdów i pracy zdalnej za granicą. Takie sformułowanie przepisów może skutecznie wykluczyć podróże w ciągu tygodnia z jednoczesnym niewykorzystywaniem urlopu wypoczynkowego.
Procedura uzgodnienia pracy zdalnej
Zaraz po uregulowaniu definicji, ustawa przeszła do kwestii uzgadniania pracy zdalnej. Co ważne, przepisy przewidują zarówno formę hybrydową, jak i całkowitą, co oznacza, że pracownik może albo cały czas pracować z domu, albo np. 2 dni z domu i 3 dni z biura. Wszystko zależy od tego, co jest najlepsze dla danego stosunku pracy.
Jeśli jednak chodzi o kwestię uzgodnienia pracy zdalnej, pracodawca i pracownik mogą porozumieć się w tej sprawie na początku zatrudnienia lub w jego trakcie. Co więcej, może to nastąpić z inicjatywy obu stron, a nie tylko osoby, która ma wykonywać obowiązki na home office. Istnieje również możliwość, że pracodawca zleci pracownikowi wykonywanie pracy z domu, jednak ma do tego prawo tylko wtedy, gdy nie jest w stanie stworzyć pracownikowi bezpiecznych warunków do wykonywania pracy w miejscu do tego wyznaczonym z przyczyn związanych z pandemią lub działaniem siły wyższej.
Warunkiem koniecznym, aby pracownik mógł pracować zdalnie na polecenie pracodawcy, jest uprzednie zadeklarowanie przez niego, że posiada w domu warunki niezbędne do wykonywania swoich obowiązków. Oświadczenie takie może zostać złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zasady wykonywania pracy zdalnej
Jednym z najważniejszych elementów nowelizacji Kodeksu pracy jest wymóg szczegółowego ustalenia warunków wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do formalnego uregulowania takiego rozwiązania, czy to w stworzonym przez siebie regulaminie, czy też w porozumieniu zawartym z działającymi w jego firmie związkami zawodowymi.
Oczywiście powyższe nie jest równoznaczne z tym, że firmy mogą wprowadzać w swoich strukturach dowolne regulacje i zupełnie samodzielnie ustalać zasady wykonywania obowiązków przez pracowników przebywających na home office.
Jakie obowiązki ma pracodawca w przypadku pracy zdalnej?
Zgodnie z ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. przedsiębiorca zatrudniający osoby pracujące zdalnie jest zobowiązany do:
- zapewnienia materiałów i narzędzi pracy koniecznych do wykonywania swoich obowiązków z domu;
- pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak koszty energii elektrycznej;
- zapewnienia pracownikowi szkoleń niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- umożliwienie pracownikowi zdalnemu przebywania w miejscu pracy i komunikowania się z innymi pracownikami.
Przepisy przewidują również sytuację, w której pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki na prywatnym urządzeniu, ale wówczas pracodawca ma obowiązek zapewnić mu rekompensatę finansową, której wysokość wspólnie ustalą.
Zrezygnowanie z pracy zdalnej
Znowelizowany Kodeks pracy przewiduje, że zarówno pracownik, jak i pracodawca mają prawo do odejścia od modelu pracy zdalnej. Należy jednak zaznaczyć, że jest to możliwe tylko w przypadku, gdy już w trakcie zatrudnienia wyrazili oni zgodę na wykonywanie swoich obowiązków z domu. Co więcej, musi to nastąpić w formie pisemnej, a wniosek taki powinien zawierać zarówno uzasadnienie tej decyzji, jak i wspólnie ustalony termin powrotu do miejsca pracy.
Kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy
Istotne jest również, że nowo wprowadzone przepisy uregulowały kwestię bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.
Jak powszechnie wiadomo, pracodawca jest zobowiązany do stworzenia swoim pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, jednak kwestia ta stała się bardzo niejasna, gdy ogromna liczba osób zaczęła wykonywać swoje obowiązki z domu. Konieczne było więc stworzenie odpowiednich przepisów, które regulowałyby kto jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad BHP.
Obecnie, tj. po kwietniu 2023 roku, prawo stanowi, że zasady bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązują niezależnie od miejsca jej wykonywania, a jeśli pracownik przebywa w domu, to na nim spoczywa obowiązek stworzenia odpowiednich warunków. Musi on m.in. zadbać o czystość i bezpieczeństwo, a także o to, by osoby trzecie lub zwierzęta domowe nie wpływały negatywnie na jego pracę. Pracodawca natomiast ma prawo kontrolować stworzone przez pracownika miejsce pracy w ramach ustalonych wcześniej lub zawartych w regulaminie firmy procedur. Ponadto jest on zobowiązany do organizowania regularnych szkoleń związanych z zasadami BHP.
Podsumowanie
Praca zdalna jest wciąż stosunkowo nową formą zatrudnienia, a wielu pracodawców dopiero dostosowuje swoje wewnętrzne struktury do tego nowoczesnego modelu biznesowego. Niemniej jednak konieczne jest odpowiednie zmodyfikowanie istniejących przepisów prawa pracy w taki sposób, aby zapewniały one bezpieczeństwo zarówno pracodawcom, jak i pracownikom w tym nowym, post-pandemicznym świecie. Ustawa z grudnia 2022 r. nie jest rozwiązaniem idealnym, jednak stanowi dobry krok naprzód, który otwiera drogę do dalszych nowelizacji Kodeksu pracy, wychodzących naprzeciw oczekiwaniom obu stron stosunku pracy. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, zajrzyj na naszego bloga i przeczytaj nasze pozostałe artykuły z zakresu prawa pracy. Jeśli natomiast znalazłeś się w trudnej sytuacji i masz wątpliwości, czy możesz zastosować nowe przepisy, skontaktuj się z jednym ze specjalistów Legavi z zakresu prawa pracy.
